Politique de Confidentialité

01Introduction

Apex Racing accorde une importance fondamentale à la protection des données personnelles de ses membres, de ses clients et des visiteurs de son site internet. La présente politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, partageons et protégeons les données personnelles, conformément au Règlement (UE) 2016/679 dit « Règlement Général sur la Protection des Données » (ci-après « RGPD ») et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Elle s'applique à toutes les personnes en relation avec Apex Racing, qu'il s'agisse :

• des membres du club étudiant Apex (étudiants UCLouvain) ;
• des clients et bénéficiaires de baptêmes, de stages de pilotage et de bons cadeaux ;
• des visiteurs du site www.apex-racing.be.

En utilisant nos services, vous reconnaissez avoir pris connaissance de cette politique et acceptez les traitements qui y sont décrits.

02Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

Pour toute question relative à la protection des données ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous écrire à l'adresse e-mail ci-dessus.

03Données collectées

3.1 · Données collectées auprès des membres du club

Dans le cadre de l'inscription au club étudiant Apex, nous collectons les informations suivantes :

• Nom et prénom ;
• Adresse e-mail UCLouvain et/ou personnelle ;
• Nom d'utilisateur Instagram (facultatif) ;
• Année d'études et programme (facultatif).

3.2 · Données collectées auprès des clients et bénéficiaires (baptêmes, bons cadeaux)

Lors d'une commande sur le site, nous collectons :

• Identité · nom, prénom de l'acheteur et, le cas échéant, du bénéficiaire ;
• Coordonnées · adresse e-mail, numéro de téléphone (facultatif) ;
• Adresse de livraison · uniquement pour les bons cadeaux physiques (rue, code postal, ville, pays) ;
• Données de commande · offre choisie, taille de T-shirt, options, date sélectionnée ;
• Données de paiement · ces informations (numéro de carte, etc.) sont traitées exclusivement par Stripe et ne sont jamais transmises ni stockées par Apex Racing.

3.3 · Données collectées lors de la prestation

• Vérification du permis de conduire (pour les stages de pilotage uniquement) ;
• Décharge de responsabilité signée électroniquement (e-waiver) ;
• Vidéos embarquées (en option), pouvant capter le visage et la voix du bénéficiaire.

3.4 · Données techniques et de navigation

Lors de votre visite du site, nous collectons automatiquement :

• Adresse IP (pseudonymisée) ;
• Type d'appareil, navigateur, système d'exploitation ;
• Pages consultées, durée de visite, source de l'arrivée ;
• Identifiants techniques liés aux cookies (voir article 10).

04Finalités du traitement

Vos données sont utilisées exclusivement pour les finalités suivantes :

4.1 · Membres du club

• Gérer votre inscription et votre participation aux activités du club ;
• Communiquer avec vous au sujet des événements, réunions, sorties et initiatives ;
• Transmettre la liste des membres à l'UCLouvain dans le cadre de la reconnaissance officielle du cercle.

4.2 · Clients et bénéficiaires

• Traiter et exécuter votre commande (réservation, livraison du bon cadeau, confirmation de date) ;
• Vous transmettre les informations pratiques de l'événement (convocation, rappel, instructions de sécurité) ;
• Gérer la facturation et le suivi comptable ;
• Vous proposer un suivi de qualité après l'événement (vidéo embarquée, feedback) ;
• Traiter d'éventuelles réclamations.

4.3 · Visiteurs du site

• Améliorer la performance et la navigation sur le site ;
• Mesurer l'audience (statistiques anonymisées) ;
• Adapter l'offre commerciale aux attentes des visiteurs.

4.4 · Communication marketing (avec consentement)

Si vous y consentez expressément, nous pouvons vous adresser des informations sur les actualités, promotions et nouvelles offres d'Apex Racing. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment via le lien présent dans chaque e-mail.

05Base légale du traitement

Conformément à l'article 6 du RGPD, le traitement de vos données repose sur une ou plusieurs des bases légales suivantes :

• Exécution du contrat · pour traiter une commande, livrer un bon cadeau, organiser un trackday ;
• Obligation légale · conservation des données comptables et fiscales pendant 10 ans (Code des sociétés et des associations belge) ;
• Consentement · adhésion au club, inscription à la newsletter, autorisation de droit à l'image ;
• Intérêt légitime · amélioration du service, prévention de la fraude, gestion de la sécurité physique lors des événements.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment sans que ce retrait n'affecte la licéité des traitements antérieurs.

06Destinataires & sous-traitants

Vos données ne sont jamais vendues, louées ni cédées à des tiers à des fins commerciales. Toutefois, pour assurer le bon fonctionnement de nos services, nous faisons appel à des prestataires techniques (sous-traitants au sens du RGPD), tous liés contractuellement par des accords de confidentialité et de protection des données :

Pour les obligations administratives, Apex Racing peut transmettre la liste de ses membres à l'UCLouvain dans le cadre de la reconnaissance officielle du cercle étudiant.

Vos données peuvent également être divulguées si la loi ou une décision judiciaire l'exige.

07Transferts hors UE

Certains de nos sous-traitants (Stripe, Resend, Discord, Google) peuvent transférer des données vers des pays situés en dehors de l'Espace Économique Européen, notamment les États-Unis.

Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD :

• Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne ;
• Data Privacy Framework (cadre euro-américain de protection des données) ;
• Mesures techniques supplémentaires (chiffrement en transit et au repos, contrôle d'accès strict).

Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en nous adressant une demande écrite.

08Sécurité des données

Apex Racing met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, perte, altération ou divulgation :

• Chiffrement TLS / HTTPS pour toutes les communications avec le site et les Edge Functions ;
• Mots de passe robustes et authentification à deux facteurs sur les accès administrateurs ;
• Hébergement sur des infrastructures certifiées (ISO 27001 pour Supabase, PCI-DSS niveau 1 pour Stripe) ;
• Sauvegardes régulières et journalisation des accès ;
• Limitation stricte des accès aux seules personnes autorisées au sein d'Apex Racing.

Malgré ces mesures, aucun système n'est totalement infaillible. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous nous engageons à vous en informer dans les meilleurs délais, conformément à l'article 33 du RGPD.

09Durée de conservation

Vos données sont conservées pendant des durées différentes selon leur nature :

À l'issue de ces durées, les données sont supprimées de façon sécurisée ou anonymisées à des fins statistiques.

10Cookies & mesures d'audience

Le site Apex Racing utilise des cookies et technologies similaires pour assurer son bon fonctionnement et améliorer votre expérience.

10.1 · Cookies strictement nécessaires

Ces cookies sont indispensables au fonctionnement du site (gestion de session, sécurité, panier). Ils ne nécessitent pas votre consentement.

10.2 · Cookies de mesure d'audience

Nous utilisons Google Analytics pour comprendre la fréquentation du site de manière anonymisée. Ces cookies ne sont déposés qu'avec votre consentement explicite, recueilli via le bandeau cookies.

10.3 · Vos choix

Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences de cookies via le bandeau dédié, ou via les paramètres de votre navigateur.

11Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès · obtenir confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie ;
• Droit de rectification · faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») · demander la suppression de vos données dans les cas prévus par la loi ;
• Droit à la limitation · restreindre temporairement le traitement ;
• Droit d'opposition · vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime ou à des fins de prospection ;
• Droit à la portabilité · récupérer vos données dans un format structuré et lisible ;
• Droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur cette base ;
• Droit de définir des directives post-mortem sur le sort de vos données après votre décès.

12Modifications de la politique

La présente politique peut être amenée à évoluer pour refléter les changements législatifs, l'apparition de nouveaux outils ou l'évolution de nos pratiques.

Toute modification substantielle vous sera notifiée par e-mail (pour les membres et les clients) et par un bandeau d'information sur le site, au moins 15 jours avant son entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour figure en haut de ce document.

13Contact & réclamation

Pour toute question relative à cette politique ou à l'exercice de vos droits :

Droit de réclamation auprès de l'autorité de contrôle

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous disposez du droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de Protection des Données (APD) belge :